گردش کار همایشهای علمی
مراحل اجرایی همایش های ملی دانشگاه
| ردیف | امور اجرایی | مهلت انجام | واحد مسئول | نتایج اقدامات |
|
۱ |
پیشنهاد برگزاری همایش |
حداقل ۹ ماه قبل از تاریخ پیشنهادی همایش |
گروه تخصصی مربوطه یا هیات امنا همایش ها، انجمنهای علمی موسسه آموزشی خارج از دانشگاه |
|
|
۲ |
طرح در شورای پژوهشی |
حداقل ۸ ماه قبل از تاریخ پیشنهادی همایش |
گروه پیشنهاد دهنده |
|
|
۳ |
نشست اولیه و تصویب نهایی همایش |
بلافاصله پس از تصویب شورای پژوهشی |
معاونت پژوهشی |
|
|
۴ |
ابلاغ دبیران همایش |
پس از تصویب نهایی همایش |
رئیس دانشگاه |
|
|
۵ |
تشکیل دبیرخانه |
پس از اولین نشست |
دبیر اجرایی |
|
|
۶ |
تشکیل کمیته و واحدهای اجرایی |
پس از تصویب نهایی همایش |
دبیر اجرایی و معاونت پژوهشی |
|
|
۷ |
طراحی سایت اینترنتی همایش |
حداکثر تا ۱ ماه پس از تصویب نهایی همایش |
واحد اطلاع رسانی |
|
|
۸ |
پاسخگویی به تماس ها |
پس از فراخوان تا پایان همایش |
دبیرخانه |
|
|
۹ |
اطلاع رسانی (فراخوان اول) |
حداقل ۷ ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه، اطلاع رسانی و انتشارات |
|
|
۱۰ |
طراحی آرم همایش، سربرگ و پاکت |
۷ ماه قبل از همایش |
واحدهای اطلاع رسانی و انتشارات |
|
|
۱۱ |
تعیین اعضای کمیته علمی |
حداقل ۶-۵ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
|
۱۲ |
صدور ابلاع اعضای کمیته علمی |
حداقل ۵ ماه قبل از همایش |
رئیس دانشگاه |
|
|
۱۳ |
تهیه پوستر همایش |
۷-۶ ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه و انتشارات |
|
|
۱۴ |
ارسال فراخوان دوم و پوستر |
حداقل ۷-۶ ماه قبل از همایش |
دبیرخانه |
|
|
۱۵ |
معرفی سازمانهای همکار و سخنرانان مدعو |
حداقل ۵ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
|
۱۶ |
کسب موافقت سخنرانان کلیدی و انجمن های علمی همکار |
۵ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
|
۱۷ |
دعوت از شرکتها و جذبحمایتهای مالی |
از ابتدای همایش تا ۱ ماه قبل از شروع همایش |
دبیران همایش |
|
|
۱۸ |
تهیه برنامه کلی و اولیه جلسات همایش |
۶ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
|
۱۹ |
تکمیل فرم درخواستامتیاز دوره های ارتقاء(در صورت وجود) |
۵ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
|
۲۰ |
ارسال فرم دوره های ارتقاء به وزارتخانه های متبوع(در صورت وجود) |
۶-۵ ماه قبل از همایش |
واحد بازآموزی |
|
|
۲۱ |
پیشنهاد و برنامه ریزیکارگاههای آموزشی |
حداقل ۵ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
|
۲۲ |
اطلاع رسانی کارگاههای آموزشی و دوره های ارتقاء در سطع استان و استانهای مجاور و نحوه ثبت نام |
به محض دریافت مجوز |
واحد کارگاهها |
|
|
۲۳ |
ثبت نام داوطلبان کارگاهها ودورهها |
تا یک ماه قبل از همایش |
واحد کارگاهها |
|
|
۲۴ |
دریافت مقالات و اعلام وصول |
از زمان ارسال تا حد اکثر تا ۳ ماه قبل از همایش |
دبیرخانه |
|
|
۲۵ |
مذاکره با هتلها و مهمانسراهاو اعلام به شرکت کنندگان |
۸-۶ ماه قبل از همایش |
واحد پشتیبانی |
|
|
۲۶ |
تشکیل جلسه بررسیخلاصه مقالات |
۳ ماه قبل از همایش |
دبیرخانه و دبیر علمی |
|
|
۲۷ |
اعلام نتایج بررسی مقالات |
۲ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه و اطلاع رسانی |
|
|
۲۸ |
تهیه برنامه ارائه سخنرانیها و پوسترها و نصب در سایت |
۵/۱ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی و واحد اطلاع رسانی |
|
|
۲۹ |
تعیین اعضای هیئت رئیسه جلسات و ارسال دعوتنامه |
۱ ماه قبل ازهمایش |
دبیر علمی |
|
|
۳۰ |
آماده نمودن فایل مجموعه خلاصه مقالات |
۱ ماه قبل از همایش |
دبیر علمی و دبیرخانه |
|
|
۳۱ |
تهیه و تکثیر CD مقالات |
۲ هفته قبل از همایش |
واحد روابط عمومی و تشریفات |
|
|
۳۲ |
چاپ کتاب خلاصه مقالات (در صورت لزوم) |
۱ ماه قبل از همایش |
واحد انتشارات |
|
|
۳۳ |
رزرو قطعی هتل و مهمانسرا (در صورت نیاز) |
۳ ماه قبل از همایش |
واحد پشتیبانی |
|
|
۳۴ |
اعلام اسامی به هتل ها |
۱ ماه قبل از برگزاری همایش |
واحد پشتیبانی و دبیرخانه |
|
|
۳۵ |
مذاکره با رستورانها یا شرکتها برای تهیه غذا و پذیرایی |
۲ ماه قبل از برگزاری همایش |
واحد پشتیبانی |
|
|
۳۶ |
تهیه برنامه افتتاحیه و اختتامیه |
۲ هفته قبل از همایش |
دبیر همایش |
|
|
۳۷ |
پیش بینی وسائط نقلیه مورد نیاز و امور تشریفات |
برنامه ریزی و آمادگی ۱ ماه قبل از همایش |
واحد پشتیبانی |
|
|
۳۸ |
دعوت از مقامات استانی |
۱ ماه قبل از همایش |
روابط عمومی و تشریفات |
|
|
۳۹ |
هماهنگی و دعوت از رسانه های استانی و سراسری |
۳ ماه قبل از همایش تا روزهای برگزاری |
روابط عمومی و تشریفات |
|
|
۴۰ |
آماده سازی غرفه های نمایشگاهی و اختصاص آنها |
از ۳ تا ۱ ماه قبل از شروع همایش |
واحد امور سالن و پذیرایی با نظارت دبیران |
|
|
۴۱ |
آماده سازی محل نصب پوسترها |
حداقل ۱ ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه و امور سالن |
|
|
۴۲ |
فراهم نمودن تمامی امکانات لازم جهت ارائه مقالات |
تا ۲ هفته قبل از شروع همایش |
واحد امور سالن و پذیرایی |
|
|
۴۳ |
امور سالن و آمادگی کامل |
حداقل ۳ روز قبل از برگزاری همایش |
واحدهای مرتبط ، با نظارت دبیران همایش |
|
|
۴۴ |
تهیه کارت سینه |
۲ هفته قبل از همایش |
دبیرخانه |
|
|
۴۵ |
تهیه بسته همایش برای مهمانان (برنامه روزانه، خلاصه مقالات،..) |
۱ هفته قبل از شروع همایش |
دبیرخانه |
|
|
۴۶ |
حضور وغیاب، صدور گواهی بازآموزی و تحویل |
در طول برگزاری همایش، روز آخر |
واحد بازآموزی |
|
|
۴۷ |
صدور گواهی ارائه مقالات و گواهی شرکت در همایش |
در طول برگزاری و روز پایانی |
دبیرخانه |
|
توضیح:
۱-
برای همایش بین المللی زمان پیشبینی شده در جدول فوق ۵/۱ برابر خواهد شد.
۲-
عنوان جدول برای هر همایش به نام آن همایش تغییر می یابد و در ستون سوم مهلت انجام هر مرحله به روز و ماه تعیین می شود.
۳-
کلیه خدمات و هزینه های مربوط باید در جلسات همایش تصویب و با نظارت مرکز همایش ها و کارگاههای تخصصی دانشگاه انجام شود.