| ردیف |
امور اجرایی |
مهلت انجام |
واحد مسئول |
نتایج اقدامات |
|
۱
|
پیشنهاد برگزاری همایش
|
حداقل ۹ ماه قبل از تاریخ پیشنهادی همایش
|
گروه تخصصی مربوطه یا هیات امنا همایش ها، انجمنهای علمی موسسه آموزشی خارج از دانشگاه
|
|
|
۲
|
طرح در شورای پژوهشی
|
حداقل ۸ ماه قبل از تاریخ پیشنهادی همایش
|
گروه پیشنهاد دهنده
|
|
|
۳
|
نشست اولیه و تصویب نهایی همایش
|
بلافاصله پس از تصویب شورای پژوهشی
|
معاونت پژوهشی
|
|
|
۴
|
ابلاغ دبیران همایش
|
پس از تصویب نهایی همایش
|
رئیس دانشگاه
|
|
|
۵
|
تشکیل دبیرخانه
|
پس از اولین نشست
|
دبیر اجرایی
|
|
|
۶
|
تشکیل کمیته و واحدهای اجرایی
|
پس از تصویب نهایی همایش
|
دبیر اجرایی و معاونت پژوهشی
|
|
|
۷
|
طراحی سایت اینترنتی همایش
|
حداکثر تا ۱ ماه پس از تصویب نهایی همایش
|
واحد اطلاع رسانی
|
|
|
۸
|
پاسخگویی به تماس ها
|
پس از فراخوان تا پایان همایش
|
دبیرخانه
|
|
|
۹
|
اطلاع رسانی (فراخوان اول)
|
حداقل ۷ ماه قبل از همایش
|
واحدهای دبیرخانه، اطلاع رسانی و انتشارات
|
|
|
۱۰
|
طراحی آرم همایش، سربرگ و پاکت
|
۷ ماه قبل از همایش
|
واحدهای اطلاع رسانی و انتشارات
|
|
|
۱۱
|
تعیین اعضای کمیته علمی
|
حداقل ۶-۵ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۱۲
|
صدور ابلاع اعضای کمیته علمی
|
حداقل ۵ ماه قبل از همایش
|
رئیس دانشگاه
|
|
|
۱۳
|
تهیه پوستر همایش
|
۷-۶ ماه قبل از همایش
|
واحدهای دبیرخانه و انتشارات
|
|
|
۱۴
|
ارسال فراخوان دوم و پوستر
|
حداقل ۷-۶ ماه قبل از همایش
|
دبیرخانه
|
|
|
۱۵
|
معرفی سازمانهای همکار و سخنرانان مدعو
|
حداقل ۵ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۱۶
|
کسب موافقت سخنرانان کلیدی و انجمن های علمی همکار
|
۵ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۱۷
|
دعوت از شرکتها و جذبحمایتهای مالی
|
از ابتدای همایش تا ۱ ماه قبل از شروع همایش
|
دبیران همایش
|
|
|
۱۸
|
تهیه برنامه کلی و اولیه جلسات همایش
|
۶ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۱۹
|
تکمیل فرم درخواستامتیاز دوره های ارتقاء(در صورت وجود)
|
۵ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۲۰
|
ارسال فرم دوره های ارتقاء به وزارتخانه های متبوع(در صورت وجود)
|
۶-۵ ماه قبل از همایش
|
واحد بازآموزی
|
|
|
۲۱
|
پیشنهاد و برنامه ریزیکارگاههای آموزشی
|
حداقل ۵ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۲۲
|
اطلاع رسانی کارگاههای آموزشی و دوره های ارتقاء در سطع استان و استانهای مجاور و نحوه ثبت نام
|
به محض دریافت مجوز
|
واحد کارگاهها
|
|
|
۲۳
|
ثبت نام داوطلبان کارگاهها ودورهها
|
تا یک ماه قبل از همایش
|
واحد کارگاهها
|
|
|
۲۴
|
دریافت مقالات و اعلام وصول
|
از زمان ارسال تا حد اکثر تا ۳ ماه قبل از همایش
|
دبیرخانه
|
|
|
۲۵
|
مذاکره با هتلها و مهمانسراهاو اعلام به شرکت کنندگان
|
۸-۶ ماه قبل از همایش
|
واحد پشتیبانی
|
|
|
۲۶
|
تشکیل جلسه بررسیخلاصه مقالات
|
۳ ماه قبل از همایش
|
دبیرخانه و دبیر علمی
|
|
|
۲۷
|
اعلام نتایج بررسی مقالات
|
۲ماه قبل از همایش
|
واحدهای دبیرخانه و اطلاع رسانی
|
|
|
۲۸
|
تهیه برنامه ارائه سخنرانیها و پوسترها و نصب در سایت
|
۵/۱ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی و
واحد اطلاع رسانی
|
|
|
۲۹
|
تعیین اعضای هیئت رئیسه جلسات و ارسال دعوتنامه
|
۱ ماه قبل ازهمایش
|
دبیر علمی
|
|
|
۳۰
|
آماده نمودن فایل مجموعه
خلاصه مقالات
|
۱ ماه قبل از همایش
|
دبیر علمی و دبیرخانه
|
|
|
۳۱
|
تهیه و تکثیر CD مقالات
|
۲ هفته قبل از همایش
|
واحد روابط عمومی و تشریفات
|
|
|
۳۲
|
چاپ کتاب خلاصه مقالات
(در صورت لزوم)
|
۱ ماه قبل از همایش
|
واحد انتشارات
|
|
|
۳۳
|
رزرو قطعی هتل و مهمانسرا
(در صورت نیاز)
|
۳ ماه قبل از همایش
|
واحد پشتیبانی
|
|
|
۳۴
|
اعلام اسامی به هتل ها
|
۱ ماه قبل از برگزاری همایش
|
واحد پشتیبانی و دبیرخانه
|
|
|
۳۵
|
مذاکره با رستورانها یا شرکتها برای تهیه غذا و پذیرایی
|
۲ ماه قبل از برگزاری همایش
|
واحد پشتیبانی
|
|
|
۳۶
|
تهیه برنامه افتتاحیه و اختتامیه
|
۲ هفته قبل از همایش
|
دبیر همایش
|
|
|
۳۷
|
پیش بینی وسائط نقلیه
مورد نیاز و امور تشریفات
|
برنامه ریزی و آمادگی ۱ ماه قبل از همایش
|
واحد پشتیبانی
|
|
|
۳۸
|
دعوت از مقامات استانی
|
۱ ماه قبل از همایش
|
روابط عمومی و تشریفات
|
|
|
۳۹
|
هماهنگی و دعوت از رسانه های استانی و سراسری
|
۳ ماه قبل از همایش تا روزهای برگزاری
|
روابط عمومی و تشریفات
|
|
|
۴۰
|
آماده سازی غرفه های نمایشگاهی و اختصاص آنها
|
از ۳ تا ۱ ماه قبل از شروع همایش
|
واحد امور سالن و پذیرایی با نظارت دبیران
|
|
|
۴۱
|
آماده سازی محل نصب پوسترها
|
حداقل ۱ ماه قبل از همایش
|
واحدهای دبیرخانه و امور سالن
|
|
|
۴۲
|
فراهم نمودن تمامی امکانات لازم جهت ارائه مقالات
|
تا ۲ هفته قبل از شروع همایش
|
واحد امور سالن و پذیرایی
|
|
|
۴۳
|
امور سالن و آمادگی کامل
|
حداقل ۳ روز قبل از برگزاری همایش
|
واحدهای مرتبط ، با نظارت دبیران همایش
|
|
|
۴۴
|
تهیه کارت سینه
|
۲ هفته قبل از همایش
|
دبیرخانه
|
|
|
۴۵
|
تهیه بسته همایش برای مهمانان (برنامه روزانه، خلاصه مقالات،..)
|
۱ هفته قبل از شروع همایش
|
دبیرخانه
|
|
|
۴۶
|
حضور وغیاب، صدور گواهی بازآموزی و تحویل
|
در طول برگزاری همایش، روز آخر
|
واحد بازآموزی
|
|
|
۴۷
|
صدور گواهی ارائه مقالات و گواهی شرکت در همایش
|
در طول برگزاری و روز پایانی
|
دبیرخانه
|
|