شرح وظایف اداره دبیرخانه
-ایجاد، نگهداری و به روز رسانی بانک اطلاعاتی.
- مشارکت در جلسات و کمیسیونهای مختلف مورد درخواست و اظهار نظر و ارائه پیشنهادات لازم .
- بررسی و پیشنهاد شیوه های ساده کردن مراحل انجام امور دبیرخانه از طریق طبقه بندی ، تفکیک و حذف موارد زاید.
- ابلاغ کلیه نامه ها و دستورالعمل ها و اطلاعیه های مربوط به کارکنان حسب دستور و اطمینان از اطلاع کلیه کارکنان از مفاد آنها.
- پاسخگویی و رفع مشکل کارکنان دراستفاده از سیستم اتوماسیون اداری در دریافت و ارسال نامه ها و سایر موارد مشابه.
- ارائه گزارشهای ادواری از وضعیت انجام امور محوله.
- انجام امور مربوط به مکاتبات و پیگیری نامه های وارده و صادره.
- ارائه راهکارهای تکمیلی در جهت بهینه سازی سیستم های مکانیزه مورد استفاده در دبیرخانه دانشگاه.
- دریافت، ثبت، تفکیک و توزیع نامه های وارده و صادره و امانات پستی.
- نظارت و کنترل بر حسن اجرای وظائف دبیرخانه واحدها و گروه های تحت سرپرستی و ارائه راهنمایی های لازم.
- اطلاع رسانی پیام های عمومی از طریق سیستم اتوماسیون اداری.
- مراقبت در عدم افشای اطلاعات نامه های محرمانه و استفاده از شیوه های مطمئن در ثبت و نگهداری آنها.
- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق.