معاون اداری و مالی دانشگاه محقق اردبیلی از راه اندازی سیستم جامع اتوماسیون اداری دانشگاه محقق اردبیلی خبر داد.
به گزارش روابط عمومی و بین الملل دانشگاه، پروفسور مهرداد محرم زاده با اعلام این خبر، گفت: با توجه به مشکلاتی که هریک از نرم افزارهای فعلی مورد استفاده دانشگاه داشتند و هر یک از واحدهای دانشگاه به صورت جزیره ای اقدام به تامین نرم افزار، عقد قراردادهای متفاوت پشتیبانی و خدمات بسیار ضعیف در مواقع ایجاد اشکال داشتند، معاونت اداری و مالی را بر آن داشت تا با همکاری معاونت پژوهش و فناوری دانشگاه به ویژه همکاران بخش مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات و کمیته فناوری دانشگاه، مدیریت حراست و تمامی عوامل درگیر در معاونت اداری و مالی به ویژه مدیر اداری طی ماه های متمادی بررسی، تشکیل جلسات تخصصی کارشناسی برای بررسی نرم افزارهای مورد استفاده در دانشگاه ها و به ویژه دانشگاه های همجوار نسبت به یکپارچه کردن کلیه نرمافزار های کاربردی دانشگاه اقدام نمایند.
وی افزود: رفع نواقص موجود در سیستم قبلی، تامین امنیت قابل قبول، ارتقای کیفیت کارکرد،تسریع در ارسال درخواست ها و ثبت مرخصی و مأموریت(ساعتی و روزانه)، ارائه گزارش به موقع اضافه کار واحدها، راحت شدن کنترل اطلاعات، دسترسی همکاران از یک سیستم جامع نرم افزاری به بخش های مختلف اطلاعاتی مورد نیاز و از طریق یک کارتابل و حل تمامی مشکلاتی که نرمافزارهای قبلی به نوعی داشتند و شرکت های طرف قرارداد علی رغم پیگیری های دانشگاه توانایی لازم برای رفع و پشتیبانی آنها را نداشته اند، از مزایای سیستم جدید است.
محرم زاده تصریح کرد: سیستم های نرم افزار خریداری شده از شرکت چارگون که نزدیک به 9 نرم افزار می باشد، به صورت جامع در داخل یک کارتابل بوده و به لحاظ لینک بودن نرم افزار هم بخش های مختلف به راحتی اطلاعات مورد نیاز از واحدهای دیگر را که قبلا طی مکاتبه و طی فرایند اخذ می نمودند در نرم افزار فعلی به راحتی و البته تحت شرایطی که کاربران سیستم تعیین خواهند کرد به دست خواهند آورد.
معاون اداری و مالی دانشگاه محقق اردبیلی اضافه کرد: همچنین کابران نیز به لحاظ جامع بودن نرم افزار همزمان با ورود به کارتابل مربوطه می توانند به نامه های اداری، کارتابل حقوق و دستمزد، احکام کارگزینی، برگ درخواست مرخصی و ماموریت روزانه و ساعتی، برگ درخواست کالا و امکانات دیگر نرم افزار دسترسی داشته باشند.
وی خاطرنشان کرد: در این سیستم همکاران می توانند به لحاظ تحت وب بودن به راحتی و از هر کجا که به اینترنت دسترسی داشته باشند(خارج یا داخل دانشگاه)، بدون نیاز به نصب نرم افزارهای خاصی اقدام به استفاده از این سیستم نمایند.
محرم زاده با بیان اینکه ثبت مرخصی در سامانه حضور و غیاب چارگون به صورت اتوماتیک بوده و از خطاهای انسانی احتمالی جلوگیری می نماید، گفت: به علت یکپارچه بودن سیستم جدید، امکان استفاده بهتر داده ها و اطلاعات سیستم حضور و غیاب در سایر نرم افزارها وجود خواهد داشت.
معاون اداری و مالی با بیان اینکه لازم است اصلاحات یا تغییراتی که در فرایند چرخه احکام صورت می گیرد به همراه نام کاربر و جزئیات آن مشخص گردد، افزود: در نرم افزار کارگزینی مورد استفاده، جزئیات تغییرات اعمال شده در گردش احکام قابل مشاهده نبود و بالطبع مشکلاتی را برای دانشگاه به وجود آورده بود و همچنین این نرم افزار از نظر امنیتی بسیار در حد پایینی قرار داشت که در نرم افزار جدید تمامی این مشکلات مرتفع شده است.
وی ادامه داد: سیستم نرماف زار موجود کارگزینی، تحت شبکه بود و این امر موجب کاهش امنیت سیستم می شد، در حالیکه نرم افزار جدید تحت وب بوده و بالطبع با توجه به بررسی هایی که از طریق همکاران واحد فناوری به عمل آمده این مشکلات به مراتب کاهش یافته است.
عضو هیات علمی دانشگاه محقق اردبیلی گفت: طبق نظر کارشناسان واحد فناوری، حراست، کاربران و مدیران سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری، کارگزینی، حضور و غیاب، حقوق و دستمزد، مالی، انبار و اموال، تدارکات و خرید و غیره و با توجه به مباحثی که طی جلسات متعدد و در مراحل مختلف ارزیابی و انعقاد قرارداد و نیز متن قرارداد با شرکت چارگون لحاظ شده، انتظار می رود مشکلات موجود در سیستم قبلی، در آینده نه چندان دور مرتفع گردند. برای مثال سیستم حضور و غیاب قبلی به علت تحت شبکه بودن قادر نبود اطلاعات به روز را به تناسب نیاز واحدها به ویژه در واحدهای اقماری دانشگاه نشان دهد که این موضوع در این سیستم جدید مرتفع شده است.
وی با بیان اینکه مشکلات مربوط به عدم امکان رویت احکام کارگزینی همکاران با راه اندازی نرم افزار کارگزینی جدید مرتفع خواهد شد، تاکید کرد: تا راه اندازی کامل سیستم خریداری شده که همه آنها نیز از طریق همین نرم افزار به همدیگر لینک بوده و در ارتباط هستند، نمی توان در این خصوص اظهار نظر نمود.
گفتنی است طی روزهای اخیر کارگاه های آموزشی این سیستم نیز برای کلیه کارکنان دانشگاه برگزار شده است.
***********************************
***********************************
***********************************
***********************************
***********************************
***********************************