مراحل اجرایی همایش های ملیدانشگاه
ردیف | امور اجرایی | مهلت انجام | واحد مسئول | نتایج اقدامات |
1 |
پیشنهاد برگزاری همایش |
حداقل 9 ماه قبل از
تاریخ پیشنهادی همایش |
گروه تخصصی مربوطه یا هیات امنا همایش ها، انجمنهای علمی
موسسه آموزشی خارج از دانشگاه |
|
2 |
طرح در شورای پژوهشی |
حداقل 8 ماه قبل از تاریخ پیشنهادی همایش |
گروه پیشنهاد دهنده |
|
3 |
نشست اولیه و تصویب نهایی همایش |
بلافاصله پس از تصویب شورای پژوهشی |
معاونت پژوهشی |
|
4 |
ابلاغ دبیران همایش |
پس از تصویب نهایی همایش |
رئیس دانشگاه |
|
5 |
تشکیل دبیرخانه |
پس از اولین نشست |
دبیر اجرایی |
|
6 |
تشکیل کمیته و واحدهای اجرایی |
پس از تصویب نهایی همایش |
دبیر اجرایی و معاونت پژوهشی |
|
7 |
طراحی سایت اینترنتی همایش |
حداکثر تا 1 ماه پس از تصویب نهایی همایش |
واحد اطلاع رسانی |
|
8 |
پاسخگویی به تماس ها |
پس از فراخوان تا پایان همایش |
دبیرخانه |
|
9 |
اطلاع رسانی (فراخوان اول) |
حداقل 7 ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه، اطلاع رسانی و انتشارات |
|
10 |
طراحی آرم همایش، سربرگ و پاکت |
7 ماه قبل از همایش |
واحدهای اطلاع رسانی و انتشارات |
|
11 |
تعیین اعضای کمیته علمی |
حداقل 6-5 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
12 |
صدور ابلاع اعضای کمیته علمی |
حداقل 5 ماه قبل از
همایش |
رئیس دانشگاه |
|
13 |
تهیه پوستر همایش |
7-6 ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه و انتشارات |
|
14 |
ارسال فراخوان دوم و پوستر |
حداقل 7-6 ماه قبل از همایش |
دبیرخانه |
|
15 |
معرفی سازمانهای همکار و سخنرانان
مدعو |
حداقل 5 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
16 |
کسب موافقت سخنرانان کلیدی و انجمن
های علمی همکار |
5 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
17 |
دعوت از شرکتها و جذبحمایتهای مالی |
از ابتدای همایش تا 1 ماه قبل از شروع همایش |
دبیران همایش |
|
18 |
تهیه برنامه کلی و اولیه جلسات
همایش |
6 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
19 |
تکمیل فرم درخواستامتیاز دوره های
ارتقاء(در صورت وجود) |
5 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
20 |
ارسال فرم دوره های ارتقاء به
وزارتخانه های متبوع(در صورت وجود) |
6-5 ماه قبل از همایش |
واحد بازآموزی |
|
21 |
پیشنهاد و برنامه ریزیکارگاههای
آموزشی |
حداقل 5 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی |
|
22 |
اطلاع رسانی کارگاههای آموزشی و دوره های ارتقاء در سطع استان و استانهای
مجاور و نحوه ثبت نام |
به محض دریافت مجوز |
واحد کارگاهها |
|
23 |
ثبت نام داوطلبان کارگاهها ودورهها |
تا یک ماه قبل از همایش |
واحد کارگاهها |
|
24 |
دریافت مقالات و اعلام وصول |
از زمان ارسال تا حد اکثر تا 3 ماه قبل از همایش |
دبیرخانه |
|
25 |
مذاکره با هتلها و مهمانسراهاو
اعلام به شرکت کنندگان |
8-6 ماه قبل از همایش |
واحد پشتیبانی |
|
26 |
تشکیل جلسه بررسیخلاصه مقالات |
3 ماه قبل از همایش |
دبیرخانه و دبیر علمی |
|
27 |
اعلام نتایج بررسی مقالات |
2ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه و اطلاع رسانی |
|
28 |
تهیه برنامه ارائه سخنرانیها و
پوسترها و نصب در سایت |
5/1 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی و واحد اطلاع رسانی |
|
29 |
تعیین اعضای هیئت رئیسه جلسات و
ارسال دعوتنامه |
1 ماه قبل ازهمایش |
دبیر علمی |
|
30 |
آماده نمودن فایل مجموعه خلاصه مقالات |
1 ماه قبل از همایش |
دبیر علمی و دبیرخانه |
|
31 |
تهیه و تکثیر CD مقالات |
2 هفته قبل از همایش |
واحد روابط عمومی و تشریفات |
|
32 |
چاپ کتاب خلاصه مقالات (در صورت لزوم) |
1 ماه قبل از همایش |
واحد انتشارات |
|
33 |
رزرو قطعی هتل و مهمانسرا (در صورت نیاز) |
3 ماه قبل از همایش |
واحد پشتیبانی |
|
34 |
اعلام اسامی به هتل ها |
1 ماه قبل از برگزاری همایش |
واحد پشتیبانی و دبیرخانه |
|
35 |
مذاکره با رستورانها یا شرکتها برای
تهیه غذا و پذیرایی |
2 ماه قبل از برگزاری همایش |
واحد پشتیبانی |
|
36 |
تهیه برنامه افتتاحیه و اختتامیه |
2 هفته قبل از همایش |
دبیر همایش |
|
37 |
پیش بینی وسائط نقلیه مورد نیاز و امور تشریفات |
برنامه ریزی و
آمادگی 1 ماه قبل از همایش |
واحد پشتیبانی |
|
38 |
دعوت از مقامات استانی |
1 ماه قبل از همایش |
روابط عمومی و تشریفات |
|
39 |
هماهنگی و دعوت از رسانه های استانی
و سراسری |
3 ماه قبل از همایش تا روزهای برگزاری |
روابط عمومی و تشریفات |
|
40 |
آماده سازی غرفه های نمایشگاهی و
اختصاص آنها |
از 3 تا 1 ماه قبل از شروع همایش |
واحد امور سالن و پذیرایی با نظارت دبیران |
|
41 |
آماده سازی محل نصب پوسترها |
حداقل 1 ماه قبل از همایش |
واحدهای دبیرخانه و امور سالن |
|
42 |
فراهم نمودن تمامی امکانات لازم جهت
ارائه مقالات |
تا 2 هفته قبل از شروع همایش |
واحد امور سالن و پذیرایی |
|
43 |
امور سالن و آمادگی کامل |
حداقل 3 روز قبل از برگزاری همایش |
واحدهای مرتبط ، با نظارت دبیران همایش |
|
44 |
تهیه کارت سینه |
2 هفته قبل از همایش |
دبیرخانه |
|
45 |
تهیه بسته همایش برای مهمانان
(برنامه روزانه، خلاصه مقالات،..) |
1 هفته قبل از شروع همایش |
دبیرخانه |
|
46 |
حضور وغیاب، صدور گواهی بازآموزی و
تحویل |
در طول برگزاری همایش،
روز آخر |
واحد بازآموزی |
|
47 |
صدور گواهی ارائه مقالات و گواهی
شرکت در همایش |
در طول برگزاری و روز پایانی |
دبیرخانه |
|
توضیح:
1- برای
همایش بین المللی زمان پیشبینی شده در جدول فوق 5/1 برابر خواهد شد.
2- عنوان جدول برای هر همایش به نام آن همایش تغییر
می یابد و در ستون سوم مهلت انجام هر مرحله به روز و ماه تعیین می شود.
3- کلیه خدمات و هزینه های مربوط باید در جلسات همایش تصویب و با
نظارت مرکز همایش ها و کارگاههای تخصصی دانشگاه انجام شود.