1

پیشنهاد برگزاری همایش

حداقل 9 ماه  قبل از تاریخ پیشنهادی همایش

گروه تخصصی مربوطه یا هیات امنا همایش ها، انجمن­های علمی موسسه آموزشی خارج از دانشگاه

2

طرح در شورای پژوهشی

حداقل 8 ماه قبل از تاریخ پیشنهادی همایش

گروه پیشنهاد دهنده

3

نشست اولیه و تصویب نهایی همایش

بلافاصله پس از تصویب شورای پژوهشی

معاونت پژوهشی

4

ابلاغ دبیران همایش

پس از تصویب نهایی همایش

رئیس دانشگاه

5

تشکیل دبیرخانه

پس از اولین نشست

دبیر اجرایی

6

تشکیل کمیته و واحدهای اجرایی

پس از تصویب نهایی همایش

دبیر اجرایی و معاونت پژوهشی

7

طراحی سایت اینترنتی همایش

حداکثر تا 1 ماه پس از تصویب نهایی همایش

واحد اطلاع رسانی

8

پاسخگویی به تماس ها

پس از فراخوان تا پایان همایش

دبیرخانه

9

اطلاع رسانی (فراخوان اول)

حداقل 7 ماه قبل از همایش

واحدهای دبیرخانه، اطلاع رسانی و انتشارات

10

طراحی آرم همایش، سربرگ و پاکت

7 ماه قبل از همایش

واحدهای اطلاع رسانی و انتشارات

11

تعیین اعضای کمیته علمی

حداقل 6-5 ماه قبل از همایش

دبیر علمی

12

صدور ابلاع اعضای کمیته علمی

حداقل 5  ماه قبل از همایش

رئیس دانشگاه

13

تهیه پوستر همایش

7-6 ماه قبل از همایش

واحدهای دبیرخانه و انتشارات

14

ارسال فراخوان دوم و پوستر

حداقل 7-6 ماه قبل از همایش

دبیرخانه

15

معرفی سازمانهای همکار و سخنرانان مدعو

حداقل 5 ماه قبل از همایش

دبیر علمی

16

کسب موافقت سخنرانان کلیدی و انجمن های علمی همکار

5 ماه قبل از همایش

دبیر علمی

17

دعوت از شرکتها و جذبحمایتهای مالی

از ابتدای همایش تا 1 ماه قبل از شروع همایش

دبیران همایش

18

تهیه برنامه کلی و اولیه جلسات همایش

6 ماه قبل از همایش

دبیر علمی

19

تکمیل فرم درخواستامتیاز دوره های ارتقاء(در صورت وجود)

5 ماه قبل از همایش

دبیر علمی

20

ارسال فرم دوره های ارتقاء به وزارتخانه های متبوع(در صورت وجود)

6-5 ماه قبل از همایش

واحد بازآموزی

21

پیشنهاد و برنامه ریزیکارگاههای آموزشی

حداقل 5 ماه قبل از همایش

دبیر علمی

22

اطلاع رسانی کارگاههای آموزشی  و دوره های ارتقاء در سطع استان و استانهای مجاور و نحوه ثبت نام

به محض دریافت مجوز

واحد کارگاه­ها

23

ثبت نام داوطلبان کارگاه­ها ودوره­ها

تا یک ماه قبل از همایش

واحد کارگاه­ها

24

دریافت مقالات و اعلام وصول

از زمان ارسال تا حد اکثر تا 3 ماه قبل از همایش

دبیرخانه

25

مذاکره با هتلها و مهمانسراهاو اعلام به شرکت کنندگان

8-6 ماه قبل از همایش

واحد پشتیبانی

26

تشکیل جلسه بررسیخلاصه مقالات

3 ماه قبل از همایش

دبیرخانه و دبیر علمی

27

اعلام نتایج بررسی مقالات

2ماه قبل از همایش

واحدهای دبیرخانه و اطلاع رسانی

28

تهیه برنامه ارائه سخنرانی­ها و پوسترها و نصب در سایت

5/1 ماه قبل از همایش

دبیر علمی و

واحد اطلاع رسانی

29

تعیین اعضای هیئت رئیسه جلسات و ارسال دعوتنامه

1 ماه قبل ازهمایش

دبیر علمی

30

آماده نمودن فایل مجموعه

خلاصه مقالات

1 ماه قبل از همایش

دبیر علمی و دبیرخانه

31

تهیه و تکثیر CD مقالات

2 هفته قبل از همایش

واحد روابط عمومی و تشریفات

32

چاپ کتاب خلاصه مقالات

(در صورت لزوم)

1 ماه قبل از همایش

واحد انتشارات

33

رزرو قطعی هتل و مهمانسرا

(در صورت نیاز)

3 ماه قبل از همایش

واحد پشتیبانی

34

اعلام اسامی به هتل ها

1 ماه قبل از برگزاری همایش

واحد پشتیبانی و دبیرخانه

35

مذاکره با رستورانها یا شرکتها برای تهیه غذا و پذیرایی

2 ماه قبل از برگزاری همایش

واحد پشتیبانی

36

تهیه برنامه افتتاحیه و اختتامیه

2 هفته قبل از همایش

دبیر همایش

37

پیش بینی وسائط نقلیه

مورد نیاز و امور تشریفات

برنامه ریزی  و آمادگی 1 ماه قبل از همایش

واحد پشتیبانی

38

دعوت از مقامات استانی

1 ماه قبل از همایش

روابط عمومی و تشریفات

39

هماهنگی و دعوت از رسانه های استانی و سراسری

3 ماه قبل از همایش تا روزهای برگزاری

روابط عمومی و تشریفات

40

آماده سازی غرفه های نمایشگاهی و اختصاص آنها

از 3 تا 1 ماه قبل از شروع همایش

واحد امور سالن و پذیرایی با نظارت دبیران

41

آماده سازی محل نصب پوسترها

حداقل 1 ماه قبل از همایش

واحدهای دبیرخانه و امور سالن

42

فراهم نمودن تمامی امکانات لازم جهت ارائه مقالات

تا 2 هفته قبل از شروع همایش

واحد امور سالن و پذیرایی

43

امور سالن و آمادگی کامل

حداقل 3 روز قبل از برگزاری همایش

واحدهای مرتبط ، با نظارت دبیران همایش

44

تهیه کارت سینه

2 هفته قبل از همایش

دبیرخانه

45

تهیه بسته همایش برای مهمانان (برنامه روزانه، خلاصه مقالات،..)

1 هفته قبل از شروع همایش

دبیرخانه

46

حضور وغیاب، صدور گواهی بازآموزی و تحویل

در طول برگزاری همایش،  روز آخر

واحد بازآموزی

47

صدور گواهی ارائه مقالات و گواهی شرکت در همایش

در طول برگزاری و روز پایانی

دبیرخانه