شرح وظایف اداره دبیرخانه

 | تاریخ ارسال: ۱۳۹۶/۸/۲ - 14:20 | 
-ایجاد، نگهداری و به روز رسانی بانک اطلاعاتی.

- مشارکت در جلسات و کمیسیونهای مختلف مورد درخواست و اظهار نظر و ارائه پیشنهادات لازم .

- بررسی و پیشنهاد شیوه های ساده کردن مراحل انجام امور دبیرخانه از طریق طبقه بندی ، تفکیک و حذف موارد زاید.

- ابلاغ کلیه نامه ها و دستورالعمل ها و اطلاعیه های مربوط به کارکنان حسب دستور و اطمینان از اطلاع کلیه کارکنان از مفاد آنها.

- پاسخگویی و رفع مشکل کارکنان دراستفاده از سیستم اتوماسیون اداری در دریافت و ارسال نامه ها و سایر موارد مشابه.

- ارائه گزارشهای ادواری از وضعیت انجام امور محوله.

- انجام امور مربوط به مکاتبات و پیگیری نامه های وارده و صادره.

- ارائه راهکارهای تکمیلی در جهت بهینه سازی سیستم های مکانیزه مورد استفاده در دبیرخانه دانشگاه.

- دریافت، ثبت، تفکیک و توزیع نامه های وارده و صادره و امانات پستی.

- نظارت و کنترل بر حسن اجرای وظائف دبیرخانه واحدها و گروه های  تحت سرپرستی و ارائه راهنمایی های لازم.

- اطلاع رسانی پیام های عمومی از طریق سیستم اتوماسیون اداری.

- مراقبت در عدم افشای اطلاعات نامه های محرمانه و استفاده از شیوه های مطمئن در ثبت و نگهداری آنها.

- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق.