شرح وظایف اداره دبیرخانه

 | تاریخ ارسال: ۱۳۹۶/۸/۲ - 14:20 | 

- دریافت، ثبت، تفکیک و توزیع نامه‌های وارده و صادره و امانات پستی
- دریافت و ابلاغ دستورالعمل‌ها و بخشنامه‌ها و دعوتنامه‌ها به واحدهای مربوطه جهت اجرای مفاد آنها
- انجام امور تحریرات و بایگانی مکاتبات و اسناد برحسب موضوع و تهیه پیشنویس‌های لازم
- نظارت در تهیه و تنظیم آمار و اطلاعات جمع‌آوری شده به صورت گزارش‌ها و جداول و نمودارمختلف
- مطالعه پرونده‌های راکد و تهیه فهرست‌ها و صورت‌های موردنیاز طبق دستورالعمل‌های مربوطه
- انجام بررسی‌های لازم در زمینه‌های مختلف مدیریت اسناد و آرشیو از طریق مشاهده و مطالعه روش‌های تهیه و تنظیم و طبقه‌بندی اسناد و پرونده‌ها
- نظارت و کنترل برحسن اجرای وظائف دبیرخانه واحدها و گروههای تحت سرپرستی و ارائه راهنمایی‌های لازم در جهت هماهنگ نمودن آنها باخط و مشی کلی دانشگاه
- نظارت بر کار پیمانکار امور تایپ و دبیرخانه حسب مورد.
- انجام سایر امور محوله از طرف مقام مافوق