شرح وظایف دبیرخانه:

- ذریافت نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های رسیده و تقسیم آن به قسمت های تابع اداره براساس اختیارات تفویض شده

- ثبت نامه های وارده

- ارجاع نامه ها و پیگیری تا ارسال به واحدهای مربوطه

- شماره و مهر کردن نامه های خروجی از اداره

شرح وظایف واحد بایگانی عبارتند از :

- دریافت کلیه نامه هایی که دستور (بایگانی شود) دارد و سوابق پرونده

- تشکیل پرونده و ثبت و تعیین شماره پرونده روی نامه ها یا پیش نویس نامه ها

- ثبت شماره نامه در دفاتر راهنمای بایگانی

- تفکیک کردن کارهایی که باید در پرونده ها جایگزین شود با توجه به سیستم بایگانی مجود

- انجام بایگانی روزانه نامه ها و پرونده ها

- مراقبت و نظارت در نگهداری سوابق پرونده و اوراق نوسازی پوشش پرونده ها